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In Firmen wird Kaizen oft als Managementmethode verstanden, es ist jedoch viel mehr...

Kaizen – mehr Kulturtechnik als Managementmethode

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Warum Kaizen mehr eine Kulturtechnik als eine Managementmethode ist

Kaizen ist eigentlich ein alter Hut – es kommt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt soviel wie „Veränderung“ (Kai) „zum Besseren“ (Zen).

Kaizen gilt als Erfolgsfaktor in der japanischen Automobil-Industrie der 80er und 90er Jahre. Es ist weniger eine Managementmethode als vielmehr eine Haltung und ein Führungsstil. Diese Unternehmenskultur lässt sich schön an einem Beispiel veranschaulichen: Während in Europa – frei nach Henry Ford – dem einzelnen Mitarbeiter nur soviel Eigenverantwortung wie nötig übertragen wird, wird in Japan dem Einzelnen viel mehr Handlungsmacht übertragen. So kann ein Montage-Arbeiter das Fließband anhalten, um sofort Fehler zu korrigieren und Folgeprobleme zu vermeiden.

Das Problem: Bloß nicht enttäuschen

In meiner Alltagserfahrung als Agile Coach und Mentor erlebe ich immer wieder, dass europäische Teams mehr planen als sie schaffen können – also zu viel planen. Es übernimmt hier niemand im Team die Verantwortung für die Erreichung der festgelegten Ziele, einzelne Mitarbeiter trauen sich nicht, das drohende Scheitern von überfrachteten Plänen anzusprechen. Dahinter steht häufig ein sehr hierarchischer Führungsstil, der mehr Arbeit ins Team drückt.

Sind wir in Deutschland zu technologischen Hinterwäldlern geworden?

Zugegeben ist dieser Satz etwas provozierend, aber waren wir in Deutschland nicht fähig, gute Produkte auf den Markt zu bringen und diese ständig zu verbessern? Sind nicht viele Innovationen in Deutschland und Europa entstanden? Von der Dampfmaschine über das Automobil, Elektrizität und Computertechnik – überall waren Europäer führend – und das ganz ohne Kaizen! Wozu brauchen wir also Kaizen, um weiter erfolgreich zu sein?

Höre dazu auch folgende Folge des agilophil-Podcasts:

Das Prinzip des Kaizen steckt in uns allen

Die Erkenntnis daraus ist – das was in Japan als Kaizen bekannt wurde und dann die Welt erobert hat, muss in Europa und den anderen Teilen der Welt auch bereits existiert haben.

Der Wunsch nach ständiger Verbesserung ist ja nicht nur in Japan existent. Nein – er ist in uns allen – er ist menschlich – und daher auch überall vorhanden. 

Kaizen ist eine Kulturtechnik

Einer der wesentlichen Unterschiede von asiatischen Kulturen zu europäischen ist das Prinzip der Gemeinsamkeit. Aus asiatischer Sicht gibt es nichts Erstrebenswerteres als einen Beitrag für das Wohl Aller zu leisten. Damit verbunden ist ein sehr ausgeprägtes Ehrgefühl und ein Hang zu Präzision, Ergebenheit und – in unseren Augen fast übertriebenem  – Pflichtbewusstsein. In Europa bzw. in der westlichen Welt gelten der Individualismus und die Selbstverwirklichung eher als erstrebenswertes Ziel. Ein Rädchen im großen Getriebe einer übergeordneten Organisation zu sein führt eher zu einer ablehnenden Haltung als in Asien.  

Sushi als Sinnbild der Anpassungsfähigkeit

Vieles, was aus Japan oder Korea zu uns kommt, ist zunächst etwas fremd und scheint nicht in unsere Kultur zu passen – aber nach einiger Zeit gewöhnt man sich daran und mag es dann irgendwann auch – ich zum Beispiel liebe Sushi und Karaoke. Heute gibt es Sushi-Bars an jeder Ecke. Das zeigt, dass wir uns an Neues nicht nur gewöhnen können, sondern dass wir es auch wirklich annehmen.

Mit Chorei produktiv in den Tag

Nur als Beispiel – So wie Sushi in den 70ern ist es mit Chorei heute. Für uns seltsam und ungewöhnlich. Japanische Profis glauben aber wirklich daran und sie beginnen jeden Tag mit einer Morgenroutine für ihre Teams, damit sie möglichst produktiv in den neuen Arbeitstag starten können. 

Es handelt sich hierbei um ein tägliches Standup-Meeting, bei dem das gesamte Unternehmen zu Beginn der Geschäftszeiten teilnimmt – alle sind dabei. Also sowas, wie ein Daily Scrum für alle. Dieses Morgenritual dauert nur etwa 10 Minuten und dient dazu, das Unternehmen auf ein gemeinsames Ziel auszurichten.

Selbstdisziplin als Teil der 5-S-Methode


Im Zusammenhang mit Kaizen ist vor allem in produzierenden Unternehmen die “5-S-Methode” sehr beliebt. Dabei steht das letzte “S” für Selbstdisziplin. Dies zeigt auch, dass solche Routinen nicht nur von außen auferlegt werden, sondern aus einer inneren Haltung heraus erfolgen.
Mehr über Kaizen und die 5S-Methode in Produktionsunternehmen findest Du auch hier: https://gemba-booster.com/kaizen-starterkit/

So läuft ein typisches Chorei ab

  1. Zum Start gibt es eine kurze 3-minütige Meditation – dazu kann man auch eine App, wie Calm benutzen.
  2. Du motivierst täglich ein paar Mitarbeiter, ihre persönlichen Ziele dem Team mitzuteilen. Das hilft auch als Redetraining.
  3. Dann hältst Du eine inspirierende Ansprache über Deine Führungsvision oder Du teilst die neusten Nachrichten aus Deiner Branche mit. Du könntest auch die tägliche Entwicklung der Firmenziele mit z.B. einem Diagramm kommunizieren.
  4. Am Ende lasst ihr gemeinsam die Energie fließen – mit eurem persönlichen Firmen-Schlachtruf oder einem Song, den ihr möglichst laut zusammen singt.

Die Regeln des Chorei

“Chorei” hat langjährige Wurzeln in der japanischen Bürokultur bzw. Firmenkultur im Allgemeinen.

Wichtig sind dabei folgende Punkte:

  • Pünktlichkeit
  • feste Routinen
  • Fokus auf die Eigenmotivation

Ich kann mir sehr gut vorstellen, mit welchem Gesichtsausdruck die Leute reagieren, wenn in klassischen deutschen Unternehmen so etwas vorgeschlagen wird – aber – vielleicht sieht das ja in 30 Jahren anders aus…;-)

Kann Kaizen in Europa funktionieren?

In Asien ist auf Grund des Prinzips der Gemeinsamkeit ein respektvoller und äußerst vorsichtiger Umgang mit seinem Gegenüber die logische Folge. 

Zentral sind Werte wie Respekt, Ehre, Anerkennung und damit verbunden die Bewahrung des „Gesichts“

Das führt zu einem ganz speziellen Umgang mit Fehlern und Kritik. Der Gesichtsverlust ist in Asien eine äusserst ernstzunehmende Gefahr und muss mit allen Mitteln verhindert werden.

Wenn Fehler passieren, dann ist es aus asiatischer Sicht nur logisch, dass man sich im Sinne des Kaizen gemeinsam Gedanken macht, wie ein solches Arbeitsergebnis – also ein minderwertiges Ergebnis – in Zukunft verbessert werden kann. 

Begreife Fehlerbeseitigung als kollektive Aufgabe

Der Fokus liegt hier also auf der Zukunft – und das ist ja auch sehr naheliegend, denn alles was in der Vergangenheit kramt, erhöht die Gefahr des Gesichtsverlusts für irgendeinen der Beteiligten. Die Suche nach dem Schuldigen wird also bewusst vermieden. 

Gesichtsverlust ist in Europa nur ein Wort

Wenn wir in einem hiesigen Unternehmen nach Verbesserung streben, dann bleibt es meist bei einem nervigen Suchen nach Fehlern und Verantwortlichen. Jeder ist darauf bedacht zu erklären, warum er nicht schuld sein kann. Alle versuchen, irgendeinen Schuldigen zu finden.

Wir sind Weltmeister im Definieren von Verantwortlichkeiten. Wenn jemand dieser Verantwortung nicht gerecht wird, ruft man nach Konsequenzen und Bestrafung.
Von einer Verbesserung bleibt auf diese Weise wenig übrig. Und kontinuierlich ist das schon gar nicht.

Ein neuer Führungsstil als Schlüssel

Eine gemeinsame Fehlerkultur kann nicht einfach hergestellt werden, indem sich der Chef vor seine Mitarbeiter stellt und diese auffordert gemeinsam über mögliche Verbesserungen nachzudenken..

Wir müssen Arbeit ganz anderes verteilen – nicht zentral und per Anordnung, sondern autonom und selbstgesteuert.

Höre dazu auch folgende Folge des agilophil-Podcasts:

Das Team trägt die Folgen

Es gilt das Prinzip: Fehler bleiben straffrei. Auch werden einzelne Mitarbeiter nicht beurteilt. Was zählt ist das Team als Ganzes – immer. 

Verantwortung innerhalb des Teams bedeutet dann in diesem Zusammenhang, die Folgen zu tragen – und zwar sowohl für eigene Entscheidungen als auch für Gruppenhandlungen.

Jeder ist an den Entscheidungen beteiligt

Es gilt, die Eigeninitiative des Teams zu unterstützen. Die Teammitglieder erhalten zum Beispiel die Entscheidungshoheit, für welche Schulung jetzt Geld investiert wird. 

Wenn Du als Führungskraft die Rahmenbedingungen so weit änderst, dass „die Anderen“ oder „das Team“ gezwungen werden selbstständig Verantwortung zu übernehmen und Entscheidungen zu treffen, dann werden sie das auch tun. Gerade in der aktuellen Zeit konnte sich diese Art der Selbstverantworung im Homeoffice vielfach bewähren.

Prozesse, Prozesse, Prozesse

– und wo bleibt der Kunde?

Ziele lassen sich nicht aus Prozessen, Routinen und Vorlieben ableiten, sondern aus der Perspektive der Werte des Unternehmens und des Kundennutzens.
Nur so sind Mitarbeiter gemeinsam verantwortlich für das Gesamtergebnis und nicht einzeln für die Erfüllung einer Teilaufgabe. Frage Dich als verantwortliche Führungskraft auch immer: Dienen die Menschen den Prozessen? oder Dienen die Prozesse den Menschen?  Du selbst, weisst, wie die Antwort lauten sollte.

Kaizen im Büro und Home Office - 3 Sofort-Tipps

Dein Arbeitsplatz ist der Ort Deiner Kreativität und Leistungsfähigkeit.

Kreative Phasen und Aufgaben brauchen eine andere Umgebung als Phasen der Konzentration auf eine Aufgabe. Nicht umsonst sind moderne Bürogebäude meistens sehr bunt und abwechslungsreich gestaltet – mit verschiedenen Spaces zur Zusammenarbeit und verschiedenen Kreativ-Umgebungen. 

1. Bau Dir Deine Umgebung, wie sie Dir gefällt

Das hast du in Deiner Wohnung ja auch – für kreative Momente sind Post-Its und freie Wände gut. Vielleicht kannst du dir auch einen Flipchart in die Wohnung holen. Warum nicht einfach aus dem Büro nach Hause holen? Die stehen da doch alle nur rum und werden nicht benutzt. (Zumindest in Firmen, bei denen sich die Arbeitsweise auf Grund der Pandemie auf Homeoffice verschoben hat. Natürlich muss sowas abgestimmt sein, damit nicht der Verdacht auf Diebstahl aufkommt).

2. Nutze Kollaborations-Tools

Komm in den Modus „Lass uns zusammen etwas erarbeiten“.
Nutze dafür ein Whiteboard Tool, sei’s nun MURAL, Miró, Concept-Board oder auch die Tools die Zoom oder Teams mit im Bauch haben.
Das ist besser als Folien-Schlachten. Es erhöht die Kreativität in Deinem Team ungemein, wenn jeder weiß, dass seine eigene Kreativität auch gewünscht ist. 


3. Starte mit einem Ice-Breaker, der die Leute aus dem Trott holt

Ein Beispiel:

Die Schatzsuche:

Hole deine Kollegen ein wenig von ihren Stühlen, von ihren Sitzen… – sie werden sich über ein wenig Bewegung freuen: Gib den Leuten eine kleine Aufgabe, wie z. B.: “Ihr habt 25 Sekunden Zeit, um etwas Gelbes zu holen” oder “Holt das seltsamste Ding in eurer Wohnung und bringt es dann zurück, um es uns zu zeigen“.


Das kann ganz schön witzig sein, macht Spaß und kann einige lustige Fakten über die Kolleg*innen enthüllen! Und es lockert auf – insbesondere nach Pausen, wenn es vorher etwas stressig war.

Höre auch folgende Folge des agilophil-Podcasts:

Als Fazit bleibt: Kaizen ist eine Kultur

Kaizen ist keine Managementmethode, sondern eine kulturelle Lebenseinstellung

Management bedeutet übersetzt eigentlich Verwaltung und Steuerung. Es werden Mitarbeiter durch Prozesse und Anweisungen gesteuert, die sich Manager:innen ausdenken. Die Frage, die dabei beantwortet wird, ist „Was muss er/sie tun, um das Ergebnis zu erreichen und zu verbessern?. In Kaizen geht es um die Einbringung der eigenen Ressourcen in das Team – die Frage die hier beantwortet wird, ist „Was kann ich tun, damit wir gemeinsam das Ergebnis erreichen und verbessern?“. Hier liegt ein fundamentaler Unterschied in der Denk- und Arbeitsweise. 

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